Hallinto- ja henkilöstökulut
Hallinto- ja henkilöstökulujen pitää olla aiheellisia ja kohtuullisia, jotta ne voidaan huomioida omakustannusperusteisessa vuokranmäärityksessä.
Kulu on aiheellinen, kun se on vuokraustoiminnalle välttämätön. Kulun suuruuden pitää olla toiminnan muotoon tai kokoon nähden hyväksyttävä. Kulu kohdistetaan kirjanpidossa vuokratalolle kuuluvaksi ennalta määriteltyjen periaatteiden mukaisesti.
Ulkopuoliselta toimijalta ostettava palvelu on kilpailutettava, jotta voidaan varmistua kulun kohtuullisuudesta. Myös itse järjestetyn palvelun osalta on aika ajoin syytä selvittää, onko se hinnaltaan edullisempaa kuin ulkopuoliselta toimijalta hankittava palvelu
Jos yhtiötä koskee tuotontuloutusasetus, aiheettomat tai kohtuuttoman suuret kulut voidaan tulkita tuoton tuloutukseksi, jos palvelu on hankittu emoyhtiöltä tai muulta saman konsernin yhteisöltä.
Hallintokulut
Hallintokuluihin sisällytetään vuokratalon hallintoon kohdistuvat kulut, jotka aiheutuvat esimerkiksi
asukkaiden valinnasta
taloushallinnosta (vuokrareskontra, kirjanpito, palkanlaskenta)
tilintarkastuksesta, lakipalveluista, mainoskuluista
hallinnon toimitiloista
tietojärjestelmistä ja ohjelmistoista
ulkopuolisen isännöintitoimiston veloituksista.
Kulut perustuvat yleensä ulkopuolisen kanssa tehtyyn sopimukseen ja sen mukaiseen laskutukseen. Arvoltaan merkittävimmät hallintopalvelut on kilpailutettava.
Hallinto- ja henkilöstökulujen kohdentamisperiaatteet
Hallinto- ja henkilöstökulut on kirjanpidossa kohdistettava sille toiminnalle (omakustannusvuokraustoiminta, muu vuokraustoiminta tai muu toiminta) ja kohteelle, jota ne koskevat.
Neliöperusteinen kustannusten jakaminen
Henkilöstön palkkakulut voidaan jakaa kirjanpidossa kohdekohtaisesti neliömäärien suhteiden mukaisesti, jos seuraavat 3 ehtoa täyttyvät:
yhteisö harjoittaa pelkästään omakustannusvuokraustoimintaa
yhteisön asuntokantaan kuuluu ainoastaan tavallisia vuokra-asuntoja tai samaan tukiluokkaan kuuluvia erityisryhmäkohteita
yhteisön oma henkilökunta hoitaa hallinto-, hoito- ja huoltotehtäviä kokonaan tai osittain.
Muissa tapauksissa neliöperusteinen jako ei ole riittävä, vaan henkilöstön palkkakulujen kohdistamisen pitää perustua työajanseurantaan.
Työajanseurantaan perustuva kustannusten jakaminen
Työajanseurannalla varmistetaan, paljonko henkilökunta on todellisuudessa käyttänyt työaikaa omakustannusvuokraustoiminnan hallinto-, hoito- ja huoltotarpeisiin. Jos työajanseuranta ei joissakin poikkeustilanteissa ole mahdollista, kulujen kohdistamisen täytyy perustua perusteltuun arvioon kunkin työntekijän työajan käytöstä kohteittain.
Toteutuneeseen työaikaan perustuva palkkakulujen kohdistaminen on erityisen tärkeää silloin, kun yhteisö harjoittaa omakustannusvuokraustoiminnan lisäksi muuta toimintaa tai kun osa ara-kohteista on ensivuokrattu palveluntuottajalle.
Välivuokratuissa ara-kohteissa ensivuokralainen hoitaa usein ison osan hallintotehtävistä, kuten esimerkiksi vuokrasopimusten solmimisen, vuokravalvonnan ja laskutuksen. Ensivuokralaisella on oikeus periä tästä hallinnoinnista aiheutuvat kulut asukkaiden vuokrissa. Sen sijaan omistaja ei saa sisällyttää samoja kulueriä ensivuokralaiselta perittävään vuokraan. Muuten tapahtuisi hallintokulujen tuplaveloitus.
Yleishallintokulut
Laskutetut hallintokulut on kohdistettava kirjanpidossa ensisijaisesti sille kohteelle tai toiminnalle, jota ne koskevat. Kulujen kohdistaminen suoraan tietylle toiminnalle tai kohteelle ei ole aina mahdollista, kun kyseessä on koko yhteisön toimintaa koskeva ns. yleishallintokulu.
Yleishallintokuluja ovat muun muassa toimitiloista, tietojärjestelmistä, koulutuksista, työmatkoista, mainonnasta ja markkinoinnista sekä asiantuntijapalveluista aiheutuvat kulut.
Yhteisön pitää tehdä arvio siitä, miten yleishallintokulut jaetaan kullekin kohteelle ja toiminnalle. Omakustannusvuokraustoiminnan sisällä voidaan käyttää yleishallintokulujen jakamisessa myös hallintohenkilöstön työajanseurannasta saatuja kulujen jakosuhteita.
Omakustannusvuokraustoiminnasta aiheutuvat hallintokulut konsernissa
Hallintokuluihin saa sisällyttää vain sellaiset konsernihallinnon kustannukset, jotka liittyvät omakustannusvuokraustoimintaan. Muut konsernihallinnon kustannukset eivät palvele ara-kohteiden ylläpitoa ja hoitoa, eivätkä ne myöskään ole tarpeen asuntojen vuokrauksessa ja hallinnoinnissa, joten ne eivät kuulu omakustannusvuokrissa maksettaviksi.