Palveluiden kilpailuttaminen
Vuokratalon omistajan on kilpailutettava arvoltaan merkittävimmät isännöinti-, hallinto-, huolto- ja kiinteistönhoitopalvelut sekä kunnossapitotyöt, jos niiden kulujen kattamista varten peritään tai on tarkoitus periä vuokraa. Jos hankinnan arvo ilman arvonlisäveroa ylittää julkisista hankinnoista annetun lain mukaisen kynnysarvon, hankinta on aina kilpailutettava riippumatta siitä, onko arvo toiminnan suuruuteen nähden merkittävä vai ei.
Tällaisia kilpailutettavia hankintoja ovat isännöinti-, hallinto-, huolto- ja muut kiinteistönhoitopalvelut sekä kunnossapitotyöt.
Kilpailuttamisvelvoite koskee tällaisia hankintoja riippumatta siitä, miltä taholta palvelu tai työ hankitaan. Hankintaa ei siis pidä tehdä esimerkiksi saman konsernin toiselta yhtiötä ilman kilpailutusta.
Hankinta on kilpailutettava, jollei pakottavista kiireellisistä syistä tai muusta laista muuta johdu. Hankintojen kilpailuttamisella varmistetaan, että vuokra-asuntojen hoito- ja ylläpitokulut pysyvät kohtuullisina.
Palvelun toteuttaminen itse
Jos yhteisöllä on palkattuna omaa henkilöstöä tarvittavia palveluja varten, sen ei tarvitse kilpailuttaa tällaisia palveluja. On kuitenkin aika ajoin perusteltua selvittää, että itse järjestetyn palvelun hinta on ulkopuoliselta toimijalta saatavaa palvelua edullisempi.
Jos palvelut ja kunnossapitotyöt ostetaan yhteisön kanssa samaan konserniin kuuluvalta yhtiöltä, on ne kilpailutettava riippumatta siitä, tuotetaanko ne omistajayhteisön muodostaman konsernin yleishyödyllisen osion sisällä vai sen ulkopuolella.
Hankintalaki kilpailutusten ohjenuorana
Hankintojen kilpailuttamisessa on noudatettava hankintalain (1397/2016) säädöksiä, jos vuokratalon omistaja on laissa tarkoitettu hankintayksikkö.
Ara suosittelee myös muita toimijoita noudattamaan hankintalain periaatteita. Yksityisten toimijoiden tulee kuitenkin toimia vähintään niin sanotun hyvän tavan ja asukkaiden edun mukaisesti.
Hankintalain mukaisia periaatteita ovat muun muassa toimijoiden tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Periaatteisiin kannattaa tutustua tarkemmin sivustolla hankinnat.fi.
Ara suosittelee luonteeltaan avoimen hankintamenettelyn noudattamista
Tarjouskilpailussa tulee kiinnittää erityistä huomioita siihen, että hankinnan kohteen määrittely ei aseta tarjoajia epätasa-arvoiseen asemaan. Tarjouspyynnön laatijan tulee kohdella kaikkia kilpailuun osallistuvia tasapuolisesti ketään syrjimättä tai suosimatta. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että kaikille tarjouskilpailuun osallistujille annetaan samat tiedot kilpailutukseen liittyvistä asioista sekä sitä, että tarjouskilpailuun osallistuvalle ei paljasteta kesken kilpailun kanssakilpailijan tarjouksen sisältöä.
Kilpailutuksessa on huomioitava erityisesti se, että konsernin ulkopuolisia ja samaan konserniin kuuluvia yhteisöjä kohdellaan yhdenvertaisesti.
Tarjouspyynnön julkaiseminen
Tarjouksia tulee pyytää riittävä määrä saatavilla olevilta markkinoilta.
Parhaiten markkinat tavoittaa julkaisemalla tarjouspyynnön esimerkiksi Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa. Tämän lisäksi sopiville toimijoille voidaan lähettää sähköpostitse tieto julkaistusta tarjouspyynnöstä.
Ara suosittelee, että yhteisö julkaisee hankintailmoitukset tarjouspyyntöasiakirjoineen julkisten hankintojen ilmoituspalvelu HILMAssa tai Tarjouspalvelu-portaalissa tai noudattaa muuta luonteeltaan avointa hankintamenettelyä.
Kilpailutus uusitaan neljän vuoden välein
Kilpailutus uusitaan vähintään neljän vuoden välein, paitsi tilanteissa, joissa pidemmälle sopimuskaudelle on erityinen syy. Kilpailuttamisvaatimuksesta voi poiketa pakottavista syistä. Kiireelliset työt voi jättää kilpailuttamatta. Kiireellisiä töitä ovat esimerkiksi hätätyöt, lisävahingon estäminen ja muut vastaavat työt, jotka aiheutuvat vuokratalon omistajasta riippumattomasta syystä ja jotka on suoritettava välittömästi.
Hankinnan arvon määrittäminen
Jos hankinnan arvo ilman arvonlisäveroa ylittää hankintalaissa säädetyn kansallisen kynnysarvon, hankinta on kilpailutettava, jollei pakottavista kiireellisistä syistä tai muusta laista muuta johdu. Kulloinkin voimassa oleva kansallinen kynnysarvo on tarkistettava hankintalaista.
Kun hankinnan ennakoitua arvoa lasketaan, perusteena on käyttää suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvioinnin on perustuttava ilmoittamisajankohdan tai muun hankintamenettelyn alkamisajankohdan arvoon. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös
hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat
hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot
ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut.
Hankintaa ei saa jakaa eriin, osittaa eikä laskea poikkeuksellisin menetelmin arvoltaan matalammaksi kilpailutuksen välttämiseksi.
Palveluhankintasopimuksissa, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa ja jotka ovat voimassa toistaiseksi tai yli 48 kuukautta, käytetään hankinnan ennakoidun arvon laskennan perusteena luvulla 48 kerrottua kuukausiarvoa.
Lue lisää
Julkisten hankintojen neuvontayksikkö (JHNY), hankintojen periaatteet
Lait (Finlex)
Laki vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta (604/2001, korkotukilaki)