Boendestämma
Boendestämman ska sammankallas minst en gång per år för att behandla de ärenden som avses i samförvaltningslagen. I ett nytt hus ska den första boendestämman hållas inom ett år efter att huset blivit färdigt. Boendestämman ska dessutom utan dröjsmål sammankallas, om minst en tiondel av de röstberättigade så kräver, för att behandla ett ärende som de angett.
Sammanträdet sammankallas per hyresbestämningsenhet, dvs. till mötet kallas invånarna i alla de hus för vilka bolaget fastställer hyran gemensamt.
Ärenden som ska tas upp på mötet
På mötet behandlas till exempel ärenden som gäller skötsel och underhåll av hyreshuset och att bestämma hyrorna. Dessutom fastställs praxis för samförvaltningen och väljs personer till förtroendeuppdrag inom samförvaltningen.
På mötet kan invånarna föreslå ärenden som gäller hyresbestämningsenheten till boendekommittén och hyreshuset. Invånarna kan exempelvis föreslå hyresbestämning eller kommande reparationer. Under mötet kan man också till exempel komma överens om vilken slags informell samverkan man vill ordna i huset.
Stämmans beslutsförhet
I samförvaltningslagen definieras inte separat hur många deltagare boendestämman ska ha för att den ska kunna fatta lagliga beslut. Därför har boendestämman rätt att fatta beslut när en enda röstberättigad person deltar. För att utreda detta är det bra att konstatera vem som är närvarande vid mötet och klargöra deras rösträtt.
Stämmans organisering
Mötet kan ordnas traditionellt på plats, som hybridmöte eller webbmöte. Lagen innehåller inga närmare bestämmelser om organiseringen. Det är viktigt att säkerställa att alla har lika möjlighet att delta i mötet. Åtminstone bör deltagande på plats möjliggöras, förutom då alla har möjlighet att delta i mötet med hjälp av teknisk kommunikation, och invånarna vill att mötet ordnas som ett webbmöte.
Det är viktigt att man kan påverka det egna husets ärenden även utan dator eller smarttelefon. Vid behov ska invånarna få handledning i elektroniska sätt för att delta och påverka.
Informationsgången kan effektiviseras genom att utnyttja verktyg för webbkommunikation. Möjligheten att delta i möten med fjärruppkoppling effektiviserar också informationsflödet och ger samtidigt en större grupp möjlighet att delta i samförvaltningen. Samtidigt kan behovet av resor och kostnaderna för samförvaltningen minska.
Kallelse till boendestämma
Boendestämman sammankallas av boendekommittén. Om en sådan inte finns är det hyreshussamfundet som inbjuder. Hyreshuset sammankallar den första boendestämman i ett nytt objekt.
Kallelsen till boendestämman ska skickas två veckor före stämman. I kallelsen ska nämnas tid och plats för stämman samt de ärenden som ska tas upp på mötet. Stämman kan besluta endast i sådana ärenden som nämns i möteskallelsen.
Om mötet ordnas på plats ska möjligheten till deltagande på distans meddelas i kallelsen. Om mötet endast ordnas på distans ska det i kallelsen nämnas hur mötet ordnas och under vilka förutsättningar man kan delta i det.
Mötets material ska finnas tillgängligt före och efter mötet. Det kan skickas som bilaga till möteskallelsen eller göras tillgängligt elektroniskt på nätet, till exempel på en webbplats.
En skriftlig möteskallelse ska skickas till bostadens postadress eller per e-post, om den boende har uppgett sin e-postadress. Dessutom ska möteskallelsen finnas till påseende i fastighetens offentliga utrymmen, till exempel på anslagstavlan.
Flera hyresbestämningsenheters gemensamma boendestämma
Om en hyresbestämningsenhet inte har aktiv verksamhet, kan boendestämman sammanslås med den årliga boendestämman i en annan närliggande hyresbestämningsenhet. Även i sådana fall ska mötet ordnas nära de boendes hem, så att de lätt kan nå mötet och boendeverksamheten har möjligheter att utvecklas.
En gemensam stämma ska ordnas enbart i det fall att man förväntar sig endast ett fåtal deltagare på basis av deltagarantalet i tidigare möten.