Intäkter och kostnader för hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen

Intäkterna av och kostnaderna för hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen utgör den egentliga efterkalkylen. Uppgifter om intäkter och kostnader för efterkalkylen får du från resultaträknings- och balansräkningsrapporterna.

I efterkalkylmallen sparas siffrorna för hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen på raderna 17–103. På den här sidan finns tips på hur du fyller i dessa punkter. Det är också bra att bekanta sig med anvisningen för hyresbestämning, där man berättar hurdana kostnader som kan täckas med självkostnadshyran.

Skärmdump från efterkalkylmallen. Det centrala innehållet beskrivs i texten på sidan. — De första raderna i hyresfunktionen enligt självkostnadsprincipen

Underhålls- och finansieringshyra separat eller tillsammans

Intäkter från underhålls- och finansieringshyror kan matas in sammanräknade i efterkalkylmallen. Under intäkterna specificeras de kostnader som täckts med dem.

Med kalkylmallen är det också möjligt att separat följa upp intäkterna från finansieringshyror och de kostnader som täckts med dem. Intäkter från finansieringshyror kan matas in på rad 18 eller 64 i kalkylunderlaget.

För finansiella kostnader kan man välja antingen raderna 50–59 eller 67–76 på kalkylmallen beroende på på vilket sätt man vill presentera finansieringshyrans andel på ovan nämnda sätt. Kostnaderna bokförs alltså alltid under de intäkter med vilka kostnaderna har täckts.

Vilka händelser kan fyllas i i kalkylen

Intäkter och kostnader för hyresverksamheten tas upp enligt orsaksprincipen i efterkalkylen.

Upprättandet av efterkalkylen underlättas av att orsaksprincipen har beaktats redan när bokföringen har gjorts. Då får man siffrorna direkt från bokföringsrapporterna till efterkalkylen och i detta skede behöver man till exempel inte längre fundera på till vilket objekt en faktura hör och hur kostnaderna fördelas.

Mer om ämnet: Särskiljande av bokföringen

Gör så här

Ta fram resultaträkningen och balansräkningen för räkenskapsperioden i fråga. Välj rapport enligt om du håller på att göra en efterkalkyl för hela samfundet, en utjämningsgrupp, en hyresbestämningsenhet eller ett objekt.
Mata in intäkterna av och kostnaderna för hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen från både resultaträkningsrapporten och balansrapporten i kalkylen. Ange de transaktioner i resultaträkningen och balansräkningen där pengar samlas in eller används i efterkalkylen.
Ange transaktionen (t.ex. lyft av lån, amortering, anskaffning av anläggningstillgångar i balansräkningen) för den funktion och det objekt som transaktionen tillhör. Periodiserade kostnader och intäkter, i bokföringen bokförs prestationsbaserat i efterkalkylen.

Uppgifter om hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen

Vattenavgiftsintäkter och övriga bruksavgifter

Ange vattenavgiftsintäkter och andra bruksavgifter i efterkalkylen enligt utfallet.

Avgifter som tas ut som bruksavgifter ska fastställas i samband med hyresbestämningen med iakttagande av kostnadsmotsvarigheten. Med efterkalkylen följer man inte upp om dessa avgifter är tillräckliga och därför är det bra att ha separata kalkyler över dem.

Närmare anvisningar om fastställande av vattenavgifter och andra bruksavgifter finns i Aras anvisning om hyresbestämning.

Fastighetens övriga intäkter

Mata in intäkter från hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen som inte är hyra eller bruksavgifter i anslutning till boende under Fastighetens övriga intäkter. Observera dock att det finns en egen punkt i kalkylen för finansiella intäkter och vinst från försäljning av anläggningstillgångar.

Annan avkastning på fastigheten kan uppstå till exempel i en situation där samfundets övriga verksamhet stöder hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen. Överskott från övrig verksamhet kan användas för att stödja hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen, men inte tvärtom. Medel från hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen kan alltså inte användas för kostnader för övrig verksamhet.

Skriv en utredning om fastighetens övriga avkastning i fältet för tilläggsuppgifter under kalkylen.

Lyft av skötsellån

Ange i punkten Lyft av skötsellån sådana lån som lyfts för att stödja verksamheten under året i fråga och som ska betalas bort under de närmaste åren och för vilka till exempel avsättningar eller stöd från övrig verksamhet inte kan användas. Ange amorteringarna av skötsellånen på en egen rad bland skötselkostnaderna.

Ange lånet som lyfts för att täcka en investering i investeringsdelen i efterkalkylen.

Kreditförluster och rättelser av dem

I resultaträkningen redovisas kreditförluster och rättelser av dem i allmänhet bland övriga rörelsekostnader, men ange dem som rättelse av intäkter på en egen rad i efterkalkylen.

Observera att denna skillnad i bokföringssätten också kan påverka intäkterna och kostnaderna i kalkylen vid resultaträkningskontrollen.

Betalda underhålls- och finansieringsvederlag till fastighetsaktiebolag eller bostadsaktiebolag

Ange de vederlag som betalats till objektets ägare i punkten Betalda underhålls- och finansieringsvederlag till Fastighets Ab eller Bostads Ab. Punkten kan utnyttjas till exempel vid uthyrning i andra hand eller när hyrorna för de boende i ett objekt som ägs av ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag tas ut av dess ägarsamfund.

Förvaltnings- och personalkostnader

Fördela förvaltnings- och personalkostnaderna enligt orsaksprincipen till den verksamhet (hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen, övrig hyresverksamhet eller övrig verksamhet) och det objekt som de gäller.

De centrala principerna för förvaltnings- och personalkostnader i hyresbestämningen enligt självkostnadsprincipen är att kostnaderna är befogade och skäliga.

Till förvaltningskostnader hör kostnader som står i samband med hyreshusets förvaltning, till exempel

val av boende
ekonomiförvaltning (hyresreskontra, bokföring, löneräkning)
revision, juridiska tjänster, reklamkostnader
förvaltningslokaler
datasystem och program
kostnader för en extern disponentbyrå.

Kostnaderna grundas vanligtvis på ett avtal som ingåtts med en utomstående och debiteringar till följd av avtalet. De till värdet mest betydande förvaltningstjänsterna ska konkurrensutsättas.

Det är inte alltid möjligt att allokera kostnaderna direkt till en viss verksamhet eller ett visst projekt när det är fråga om en så kallad allmän förvaltningskostnad som gäller hela samfundets verksamhet. Allmänna förvaltningskostnader är bland annat kostnader för lokaler, datasystem, utbildningar, arbetsresor, reklam och marknadsföring samt experttjänster.

Samfundet ska göra en uppskattning av hur de allmänna förvaltningskostnaderna ska fördelas rättvist på varje objekt och verksamhet. Inom hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen kan man vid fördelningen av de allmänna förvaltningskostnaderna till exempel använda de fördelningsförhållanden som erhållits i samband med arbetstidsuppföljningen för den administrativa personalen.

Förvaltnings- och personalkostnader vid objekt som hyrs ut i andra hand

I objekt där ägaren (till exempel staden) har hyrt ut objektet till en annan aktör (till exempel välfärdsområdet), sköter hyresgästen i andra hand en stor del av förvaltningsuppgifterna, till exempel ingående av hyresavtal, hyrestillsyn och fakturering. Hyresgästen i andra hand har rätt att ta ut kostnaderna för denna förvaltning från de boendes hyror. Däremot får ägaren inte inkludera samma kostnadsposter i hyran som tas ut av hyresgästen i andra hand.

Drift och underhåll, underhåll av utomhusområden, städning

Rikta kostnaderna för bruks- och servicetjänster, underhåll av utomhusområden och städning enligt orsaksprincipen till den verksamhet (hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen, övrig hyresverksamhet eller övrig verksamhet) och det objekt som de gäller. De kostnader som uppstår för
bruks- och servicetjänster, underhåll av utomhusområden och städning grundar sig i allmänhet på en tjänst som skaffats från utomstående företag på basis av konkurrensutsättning, ett avtal om tjänsten och fakturering.

Kostnader för vatten, avloppsvatten, el, gas och uppvärmning

Fördela kostnaderna för vatten, avloppsvatten, el, gas och uppvärmning på olika objekt och funktioner enligt den faktiska förbrukningen. Om kostnaderna inte kan fördelas utifrån en genomförd mätning, ska fördelningen genomföras med bästa möjliga uppskattning med hjälp av tillgänglig information.

Vid fördelningen av kostnader i anslutning till fastigheten ska man särskilt beakta de högre kostnader som en eventuell serviceproducents verksamhet orsakar, till exempel vattenförbrukning i tillredningskök.

Årliga reparationer

Årliga reparationskostnader kan täckas med antingen intäkter från skötselhyra eller medel som samlats in som avsättningar. Välj rätt punkt i efterkalkylen beroende på med vilka medel kostnaderna täcks.

Kostnader som aktiverats i balansräkningen

Med räkenskapsperiodens intäkter från skötselhyra kan även andra anskaffningar som bokförts i balansräkningen täckas. Ange då kostnaden bland skötselkostnaderna i efterkalkylen på raden Kostnader som aktiverats i balansräkningen. En sådan anskaffning kan till exempel vara en mer hållbar industritvättmaskin som skaffats till objektets tvättstuga eller renoveringskostnad.

Ange i efterkalkylen de investeringar som finansierats med extern finansiering i investeringsdelen.

Påminnelse om konkurrensutsättning av tjänster

Hyreshusets ägare ska konkurrensutsätta de till värdet mest betydande tjänsterna och underhållsarbetena om hyra tas ut eller ska tas ut för att täcka kostnaderna för dem. Sådana tjänster som ska konkurrensutsättas är disponent-, förvaltnings- och servicetjänster och övriga fastighetsskötseltjänster samt underhållsarbeten.

Skyldigheten att konkurrensutsätta gäller dessa upphandlingar oberoende av från vilken instans tjänsten eller arbetet upphandlas. Upphandlingen ska alltså inte göras till exempel från ett annat bolag inom samma koncern utan konkurrensutsättning.

Upphandlingen ska konkurrensutsättas om inte något annat följer av tvingande brådskande skäl eller av någon annan lag. Genom att konkurrensutsätta upphandlingar säkerställer man att kostnaderna för skötseln och underhållet av hyresbostäderna hålls på en skälig nivå.

Övriga skötselkostnader

När efterkalkylen upprättas uppstår ibland kostnader som inte passar in på någon rad. Övriga skötselkostnader är ett lämpligt ställe för sådana särskilda kostnader. Denna punkt kan också användas om man årligen vill följa upp ett visst kostnadsslag separat.

Ange inte sådana uppgifter som har en egen plats i kalkylen. Till exempel anges alla administrativa kostnader på raden för administrativa kostnader.

Om du använder raden Övriga skötselkostnader, ange i fältet för tilläggsuppgifter vilka kostnader som har angetts på denna rad. På så sätt kommer du bättre ihåg vad kostnadsslaget innehåller följande år.

Låneamorteringar och extra låneamorteringar

Ange de låneamorteringar som genomförts under räkenskapsperioden i efterkalkylen. I efterkalkylen finns separata rader för Årliga amorteringar av lån enligt amorteringsvillkoren och Extra låneamorteringar. Om det i hyresbestämningen har kommit fram att hyrorna innehåller extra låneamorteringar, ska de extra låneamorteringarna också genomföras som planerat.

Observera att låneamorteringen antecknas i efterkalkylen enligt den faktiska låneamorteringen. Ibland genomförs låneamorteringen till ett annat belopp än de kortfristiga lån som syns i balansräkningen som bokförts föregående år. Amorteringspostens storlek står tydligast i den huvudbok som skrivs ut från bokföringen.

Avsättning för låneamorteringar

Det är inte möjligt att göra avsättningar för framtida amorteringar av räntestödslån enligt lagen eller förordningen. Eftersom amorteringsprogrammet för räntestödslån ökar amorteringsbeloppen efter hand godkänner ARA att den överskjutande delen av finansieringshyran används på så sätt att amorteringarna som höjs med fem års mellanrum inte medför att hyrorna höjs märkbart under året då beloppet ökar, såvida inte amorteringar och räntor till exempel kan skötas genom utjämning av finansieringshyrorna. Den totala hyran måste ändå vara skälig.

Över- eller underskottet i efterkalkylen ska beaktas i hyresbestämningen för följande år. Ara rekommenderar att över- eller underskott beaktas under en tidsperiod på 3–5 år. Då kan man också beakta ökningen av amorteringarna av räntestödslån och hyresutvecklingen kan hållas jämn.

I praktiken innebär det att överskott som har ansamlats av finansieringshyran beaktas mindre under de år då amorteringarna förblir desamma och överskottet beaktas mer när amorteringarna höjs. Genom kalkylen för hyresbestämning beaktas alltid hyresbestämningsårets faktiska amorteringar av räntestödslån och de faktiskt upplupna räntorna.

Det är bra att skriva en utredning om överskottet i efterkalkylens tilläggsuppgifter, varför och för vilket ändamål finansieringshyran ger ett överskott i efterkalkylen. Samfundet ska med en separat kalkyl följa upp beloppet av de medel som samlats in för låneamorteringar i förhållande till ökningen av låneamorteringsposterna. I praktiken kan man inte avsätta låneamorteringar under hela lånetiden utan enligt att amorteringarna, som stiger med fem års mellanrum, inte orsakar behov av stora hyreshöjningar under höjningsåret.

Ränta på lån som tagits för att täcka självfinansieringsandelen

Ange den förverkligade räntan i Ränta på lån som tagits för att täcka självfinansieringsandelen i efterkalkylen, om det har angetts att den tagits ut i hyresbestämningskalkylen.

I självkostnadshyrorna kan ränta tas ut på den självfinansieringsandel som godkänts för objektets anskaffningsvärde i Aras lånebeslut. Maximiränta på självfinansieringsandelen och närmare anvisningar finns i Aras hyresbestämningsanvisning.

Dividend eller återbäring av eget kapital

Ange Dividend eller återbäring av eget kapital i efterkalkylen enligt om den har betalats med medel från hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen eller övrig verksamhet.

Samfundet får inte betala annat än skälig avkastning till sin ägare på de medel som ägaren placerat i samfundet (t.ex. aktiekapital). En skälig avkastning är högst 4 % av samfundets beräkningsgrund. Ara fastställer beräkningsgrunden för avkastningen och beloppet för den godtagbara avkastningen på basis av de årsuppgifter som samfund, som utsetts till allmännyttiga, har lämnat till Ara.