Anvisning för revisor för hyreshussamfund

Beakta särskilt det som nämns i denna anvisning vid revision av ara-samfund i följande situationer:

• samfundet har utnämnts till allmännyttigt

• samfundet äger objekt som finansierats med aravalån eller långfristigt räntestödslån.

1. Kontrollera användnings- och överlåtelsebegränsningarna

Kontrollera användnings- och överlåtelsebegränsningarna för objekt som ägs av samfundet för att säkerställa att samfundet följer de bestämmelser som behövs i dess verksamhet.

Begränsningarna och deras varaktighet bestäms utifrån den lånetyp som beviljats objektet, lånets tidpunkt och syfte. Begränsningarna för hyresbostäder är alltid tidsbegränsade.

Samfund som äger ara-hyresbostäder kan kontrollera begränsningarna för sina egna bostäder i Aras e-tjänst. Begränsningarna kan granskas objektspecifikt eller i Excel-rapporter som gäller hela bostadsbeståndet i samfundet.

Användnings- och överlåtelsebegränsningarnas längd kan också kontrolleras i objektets gravationsbevis.

Överlåtelse av ara-objekt

Ara-bostäder och ara-hus som omfattas av överlåtelsebegränsningen får inte överlåtas utan Aras tillstånd. Även överlåtelsebegränsningar som gäller överlåtelse av aktier som medför rätt att förvalta en ara-bostad eller aktier som tillhör dess ägare. Om samfundet har överlåtit objekt som omfattas av begränsningen, kontrollera att samfundet har fått Aras beslut i ärendet. Överlåtelser som gjorts i strid med bestämmelserna är ogiltiga.

Läs mer: Användnings- och överlåtelsebegränsningar

2. Kontrollera noterna till bokslutet

För att säkerställa en rättvisande bild av bokslutet ska noterna till samfundets bokslut innehålla

• objektspecifika uppgifter om gällande användnings- och överlåtelsebegränsningar samt när de upphör

• en förteckning över återkravsansvar för fastigheter som fått understöd, understödsbeloppen och ansvarets giltighet jämte datum.

3. Kontrollera att samfundets bokföring har upprättats i enlighet med bestämmelserna och anvisningarna om ara-verksamhetsti

De samfund som äger ara-bostäder och som bedriver uthyrningsverksamhet i dem ska upprätta bokföring enligt bokslutsstandarden i Finland (FAS) och med beaktande av undantagen i anslutning till ara-verksamheten.

Skyldighet att ha separat redovisning

Samma fastighet kan omfatta både hyresbostäder som stöds av Ara och affärslokaler som inte omfattas av stödet. Intäkterna och kostnaderna för hyresbostäder och affärslokaler ska kunna verifieras i bokföringen, till exempel med hjälp av separata kostnadsställen.

Samfundet kan också bedriva avgiftsbelagd serviceaffärsverksamhet till exempel i servicehus för äldre och personer med funktionsnedsättning. Utgångspunkten är att samfund som äger ara-bostäder ska separera ägandet av bostäderna till ett eget bolag. Detta är särskilt viktigt om den övriga verksamheten är vidsträckt.

Om verksamheterna hålls separerade ekonomiskt och bokföringsmässigt är det inte nödvändigt med uppdelning i flera bolag. Samfundet ska då ordna sin kostnadskontroll och bokföring på ett sätt som gör det enkelt att utreda intäkter och utgifter som hör till uthyrningsverksamheten som samfundet bedriver med avseende på ara-bostäder.

Bestämmelserna om SGEI-stöd gäller också stöd för social bostadsproduktion. För att uppfylla kraven ska man beakta vad som föreskrivs i lagen om skyldighet att medge insyn i och lämna uppgifter om vissa företags ekonomiska verksamhet (19/2003), det vill säga insynslagen.

Läs mer om anvisningen för hyresbestämning på sidan Samfundets övriga verksamhet och skyldighet att ha separat redovisning.

Uppskrivningar

Fastighetsägaren kan inte fastställa priset på en fastighet som omfattas av användnings- och överlåtelsebegränsningar eller sälja fastigheten fritt, eftersom överlåtelseersättningen för en sådan fastighet också räknas ut av Ara och det är också Ara som godkänner mottagaren av överlåtelsen.

Därför kan ett samfund som utnämnts som allmännyttigt inte inskriva fastigheten till gängse värde under den tid som användnings- och överlåtelsebegränsningarna är i kraft.

Samfundet får inte heller göra uppskrivningar i bokföringen för en fastighet som omfattas av begränsningar.

Fonder

Samfundet får inte fondera hyresintäkter från boenden i ett objekt som omfattas av begränsningarna. Fonderingsförbudet gäller byggnadsfonden, reparationsfonden och låneamorteringsfonden.

Samfundet kan inte överföra medel till fonder för investerat kapital. Ara anser att de fonder för investerat kapital som beviljats ett annat bolag är förbjudna lån som är i strid med räntestödslagen, eftersom det investerade kapitalet inte kan återbetalas förrän det bolag som fått det investerade kapitalet har utdelningsbara medel och bolagets betalningsförmåga inte äventyras.

Avskrivningsplan

I avskrivningsplanen ska bokföringslagens värderings- och periodiseringsbestämmelser beaktas. Man ska fästa uppmärksamhet vid försiktighet som är oberoende av räkenskapsperiodens resultat. Anskaffningsutgiften för materiella tillgångar som hör till fasta tillgångar aktiveras och bokförs under sin verkningstid som kostnad och som avskrivningar enligt plan.

En progressiv avskrivningsplan ger inte en riktig och tillräcklig bild av värdet och verkningstiden för ara-objektets byggnader. Ara anser också att restvärdena som fastställts för byggnader samt bokföringen av avskrivningsdifferenser kan öka den felaktiga bilden av värdet på ara-objekt som omfattas av långvariga begränsningar i bokföringen.

Användningen av objekt för grupper med särskilda behov och serviceverksamheten vid dem orsakar mer slitage på fastigheten än normalt boende och förutsätter regelbundna reparationsåtgärder i lokalerna. Progressiva avskrivningar och fastställande av restvärdet ökar då risken för att objektets bokföringsvärde inte ger en rättvisande bild.

Bostadshusreserverings

Vid behov kan storleken på de skatter som betalas för samfundets verksamhet påverkas förutom med avskrivningar även med bostadshusreserveringar. Bostadshusreserveringen är en central skatteplaneringsmetod för samfund som äger bostadsbyggnader och som även ara-samfund som äger räntestöds- och aravalåneobjekt kan använda.

Läs mer: Lag om bostadshusreservering vid beskattningen (846/1986) (Finlex)

4. Kontrollera att samfundet har iakttagit konkurrensutsättningsskyldigheten

Grundprinciperna för självkostnadsbaserad hyresbestämning är att kostnaderna är befogade och skäliga. Genom att konkurrensutsätta tjänsterna kan man säkerställa att de kostnader som hänförs till hyrorna förblir rimliga.

Samfundet ska konkurrensutsätta de till värdet mest betydande tjänsterna och underhållsarbetena om hyra tas ut eller ska tas ut för att täcka kostnaderna för dem. Sådana tjänster som ska konkurrensutsättas är disponent-, förvaltnings- och servicetjänster och övriga fastighetsskötseltjänster samt underhållsarbeten.

Om upphandlingens värde utan mervärdesskatt överstiger det nationella tröskelvärde som föreskrivs i lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016) ska upphandlingen konkurrensutsättas, om inte något annat följer av tvingande brådskande skäl eller av någon annan lag. Upphandlingen får inte delas upp eller beräknas till ett lägre värde med exceptionella metoder i syfte att undgå tillämpning av detta moment.

Skyldigheten att konkurrensutsätta gäller dessa upphandlingar oberoende av från vilken instans tjänsten eller arbetet upphandlas. Upphandlingen ska alltså inte göras till exempel från ett annat bolag inom samma koncern utan konkurrensutsättning.

Ara rekommenderar också att privata aktörer följer upphandlingslagens principer vid konkurrensutsättning. Det är viktigt att aktörerna behandlas jämlikt och icke-diskriminerande i konkurrensutsättningen. Vid konkurrensutsättning ska man agera öppet och med beaktande av kraven på proportionalitet.

5. Kontrollera att efterkalkylen är korrekt upprättad och motsvarar uppgifterna i bokslutet

Enligt arava- och räntestödslagen ska samfundet i samband med upprättandet av bokslutet göra upp en efterkalkyl som baserar sig på bokföringen och som gäller hela samfundet och görs upp per utjämningsgrupp. På anvisningssidan om upprättande av Aras efterkalkyl finns information om situationer där det också förutsätts att objektspecifika efterkalkyler utarbetas. Med efterkalkylen påvisas förverkligandet av självkostnadsprincipen vid hyresbestämningen.

I samband med revisionen ska det säkerställas att efterkalkylen på samfundsnivå stämmer överens med siffrorna i bokslutet. Ara rekommenderar att samfund använder en mall som också innehåller avstämningskalkyler i efterkalkylen.

Efterkalkylen för ett hyreshussamfund är en del av det officiella bokslutet, men inte en del av det offentliga bokslutet.

Läs mer: Efterkalkyl

6. Kontrollera hyresavtalen

Som hyresjusteringsvillkor i avtal om hyresbostad, avtal om bostad för objekt för grupper med särskilda behov eller delägarbostad anges självkostnadsprincipen och som hyresjusteringsvillkor får inte till exempel anges hyresjusteringsvillkor som baserar sig på levnadskostnadsindexet. Självkostnadsprincipen ska följas under hyresbestämningsbegränsningens giltighetstid.

Hyresjusteringen ska meddelas enligt hyreslagen. Hyresjusteringarna för ara-objekt ska skriftligen delges de boende två månader innan den nya hyran träder i kraft. Ara rekommenderar att detta anges separat i hyresavtalet.

Hyresbestämmelserna ska iakttas även vid uthyrning i andra hand.

Läs mer: Upprättande av hyresavtal

7. Kontrollera samfundets villkor för allmännyttighet

Ett samfund som Ara utnämnt till allmännyttigt ska utöver objektspecifika användnings- och överlåtelsebegränsningar följa bestämmelserna om allmännyttighet i all sin verksamhet. Det borde framgå i samfundets bokslut att bestämmelserna om allmännyttighet begränsar samfundets verksamhet.

Ett allmännyttigt samfund ska på förhand meddela Ara om omständigheter som kan påverka uppfyllandet av villkoren för allmännyttighet. Det är fråga om en så kallad anmälan om allmännyttighet.

Bestämmelser om allmännyttighet finns i 24 § i räntestödslagen.

Bestämmelser om allmännyttighet i korthet

Verksamhetsområde eller verksamhetsformer

Det allmännyttiga samfundets verksamhetsområde måste vara att bygga och skaffa hyres- eller bostadsrättsbostäder samt att hyra ut dem på sociala grunder eller erbjuda dem som bostadsrättsbostäder.

Beviljande av lån och säkerheter

Ett allmännyttigt samfund får ta endast sådana risker som hänför sig till ovan nämnda verksamhetsområden. Det är förbjudet att bevilja andra lån, säkerheter, borgen och pantsättning än de som anges nedan:

• Ett allmännyttigt samfund får ge lån endast till ett annat samfund som hör till samma koncerns allmännyttiga del.

• Ett samfund får ställa lånesäkerhet endast om ett samfund som hör till samma koncern tar lån och placerar det i anskaffning eller byggande av hyresbostäder i ett samfund som hör till koncernens allmännyttiga del.

• Ett allmännyttigt samfund får ställa borgen eller pantsättning endast för ett sådant samfunds förpliktelse som hör till samma koncern och som dessutom antingen har utnämnts till ett allmännyttigt samfund eller som äger bostäder som omfattas av användnings- och överlåtelsebegränsningar.

Placeringar

Ett samfund som utnämnts som allmännyttigt får inte bedriva placeringsverksamhet som kan jämställas med affärsverksamhet. Ara har gett närmare anvisningar om placeringsverksamhet i sin allmännyttighetsanvisning.

Arrangemang kring samfundsstrukturen och ägandet av bostäderna

Ett allmännyttigt samfund får inte organisera strukturen så att dess ansvar för hyres- eller bostadsrättshus i ekonomiska svårigheter äventyras.

Allmännyttighet i en koncern

När man inom koncernen tillämpar allmännyttighetsskyldigheter, behandlas samfund som hör till samma koncern och som Ara utnämnt till allmännyttiga samfund samt samfund som äger ara-objekt eller -aktier som omfattas av begränsningarna som en helhet.

Läs mer: Allmännyttighet

8. Rapportera dina observationer till samfundet

Rapportera observationerna i revisionsberättelsen och/eller revisionsprotokollet om bokslutet inte uppfyller de lagstadgade kraven. Med hjälp av dessa dokument och observationer kan samfundet korrigera sin verksamhet.

Läs mer: Tilintarkastuslautakunnan havaintoja