Förvaltnings- och personalkostnader

Förvaltnings- och personalkostnaderna ska vara befogade och skäliga för att de ska kunna beaktas i den självkostnadsbaserade hyresbestämningen.

Kostnaden är befogad när den är nödvändig för hyresverksamheten. Kostnadens belopp ska vara godtagbart med tanke på verksamhetens form eller storlek. Kostnaden hänförs i bokföringen till hyreshuset enligt på förhand fastställa principer.

En tjänst som köps av en utomstående aktör ska konkurrensutsättas för att säkerställa att kostnaden är skälig. Även i fråga om en tjänst som man själv ordnar är det skäl att då och då utreda om priset är förmånligare än en tjänst som skaffas av en utomstående aktör

Om bolaget omfattas av avkastningsförordningen kan obefogade eller oskäligt stora kostnader tolkas som gottskrivning av avkastning om tjänsten har skaffats av moderbolaget eller någon annan sammanslutning inom samma koncern.

Förvaltningskostnader

Till förvaltningskostnader hör kostnader som står i samband med hyreshusets förvaltning, till exempel

• val av boende

• ekonomiförvaltning (hyresreskontra, bokföring, löneräkning)

• revision, juridiska tjänster, reklamkostnader

• förvaltningslokaler

• datasystem och program

• kostnader för en extern disponentbyrå.

Kostnaderna grundas vanligtvis på ett avtal som ingåtts med en utomstående och debiteringar till följd av avtalet. De till värdet mest betydande förvaltningstjänsterna ska konkurrensutsättas.

Principer för fördelning av förvaltnings- och personalkostnader

Kvadratbaserad kostnadsfördelning

Personalens lönekostnader kan i bokföringen fördelas objektspecifikt enligt förhållandet mellan antalet kvadratmeter, om följande tre villkor uppfylls:

1. samfundet bedriver enbart hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen

2. samfundets bostadsbestånd omfattar endast vanliga hyresbostäder eller objekt för grupper med särskilda behov som hör till samma stödklass

3. samfundets egen personal sköter förvaltnings-, skötsel- och underhållsuppgifter helt eller delvis.

I övriga fall är kvadratmeterfördelningen inte tillräcklig, utan allokeringen av personalens lönekostnader ska grunda sig på arbetstidsuppföljningen.

Fördelning av kostnader på basis av arbetstidsuppföljning

Genom arbetstidsuppföljningen säkerställs hur mycket arbetstid personalen i verkligheten har använt för förvaltnings-, skötsel- och underhållsbehov inom hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen. Om arbetstidsuppföljning inte är

möjlig i vissa undantagsfall, ska fördelningen av kostnaderna grunda sig på en välgrundad uppskattning av varje arbetstagares användning av arbetstiden.

Det är särskilt viktigt att lönekostnaderna hänförs till den faktiska arbetstiden när samfundet utöver hyresverksamhet enligt självkostnadsprincipen bedriver annan verksamhet eller när en del av ara-objekten har hyrts ut primärt till en serviceproducent.

I ara-objekt som hyrs ut i andra hand sköter den primära hyresgästen ofta en stor del av förvaltningsuppgifterna, till exempel ingående av hyresavtal, hyresövervakning och fakturering. Den primära hyresgästen har rätt att ta ut kostnaderna för denna förvaltning från de boendes hyror. Däremot får ägaren inte inkludera samma kostnadsposter i hyran som tas ut av den primära hyresgästen. Annars skulle förvaltningskostnaderna debiteras dubbelt.

Allmänna förvaltningskostnader

De fakturerade förvaltningskostnaderna ska i bokföringen i första hand allokeras till det objekt eller den verksamhet som de gäller. Det är inte alltid möjligt att allokera kostnaderna direkt till en viss verksamhet eller ett visst projekt när det är fråga om en s.k. allmän förvaltningskostnad som gäller hela samfundets verksamhet.

Allmänna förvaltningskostnader är bland annat kostnader för lokaler, datasystem, utbildningar, arbetsresor, reklam och marknadsföring samt experttjänster.

Samfundet ska göra en uppskattning av hur de allmänna förvaltningskostnaderna fördelas på varje objekt och verksamhet. Inom hyresverksamheten enligt självkostnadsprincipen kan man vid fördelningen av de allmänna förvaltningskostnaderna också använda de fördelningsförhållanden som erhållits i samband med arbetstidsuppföljningen för den administrativa personalen.

Lagar och förordningar (Finlex)

Statsrådets förordning om avkastning som betalas till arava- och räntestödslåntagare (1371/2016)