Konkurrensutsättning av tjänster
Hyreshusets ägare ska konkurrensutsätta de till värdet mest betydande disponent-, förvaltnings-, service- och fastighetsskötseltjänsterna samt underhållsarbetena, om hyra tas ut eller är avsedd att tas ut för att täcka kostnader för dem.
Om upphandlingens värde utan mervärdesskatt överstiger tröskelvärdet enligt lagen om offentlig upphandling, ska upphandlingen alltid konkurrensutsättas oberoende av om värdet är betydande med tanke på verksamhetens storlek eller inte.
Sådana tjänster som ska konkurrensutsättas är disponent-, förvaltnings- och servicetjänster och övriga fastighetsskötseltjänster samt underhållsarbeten.
Skyldigheten att konkurrensutsätta gäller dessa upphandlingar oberoende av från vilken instans tjänsten eller arbetet upphandlas. Upphandlingen ska alltså inte göras till exempel från ett annat bolag inom samma koncern utan konkurrensutsättning.
Upphandlingen ska konkurrensutsättas om inte något annat följer av tvingande brådskande skäl eller av någon annan lag. Genom att konkurrensutsätta upphandlingar säkerställer man att kostnaderna för skötseln och underhållet av hyresbostäderna hålls på en skälig nivå.
Genomförande av tjänsten på egen hand
Om samfundet har egen personal anställd för att utföra nödvändiga tjänster, behöver dessa tjänster inte konkurrensutsättas. Det är dock motiverat att tidvis utreda att priset för en tjänst som man ordnar själv är förmånligare än för en tjänst som kan köpas av en utomstående aktör.
Om tjänsterna och underhållsarbetena köps från ett bolag som tillhör samma koncern som samfundet, ska de konkurrensutsättas oberoende av om de tillhandahålls inom eller utanför den allmännyttiga delen av ägarsamfundets koncern.
Upphandlingslagen som rättesnöre för konkurrensutsättningarna
Vid konkurrensutsättning av upphandlingar ska bestämmelserna i upphandlingslagen (1397/2016) iakttas, om hyreshusets ägare är en sådan upphandlande enhet som avses i lagen.
Ara rekommenderar också att andra aktörer följer principerna i upphandlingslagen. Privata aktörer ska dock åtminstone handla i enlighet med så kallad god sed och i de boendes intresse.
Principerna enligt upphandlingslagen är bland annat jämlik och icke-diskriminerande behandling av aktörer. Det lönar sig att bekanta sig närmare med principerna på webbplatsen http://upphandling.fi.
Ara rekommenderar ett öppet upphandlingsförfarande
I anbudsförfarandet ska särskild uppmärksamhet fästas vid att definitionen av föremålet för upphandlingen inte försätter anbudsgivarna i en ojämlik ställning. Den som lämnar en anbudsförfrågan ska behandla alla deltagare på ett likvärdigt sätt utan att gynna eller diskriminera någon. Detta innebär bland annat att alla som deltar i anbudsförfarandet ges samma information om frågor som gäller konkurrensutsättningen samt att innehållet i ett anbud inte avslöjas till en deltagare i anbudsförfarandet under konkurrensutsättningens gång.
Vid konkurrensutsättningen ska särskild uppmärksamhet fästas vid att samfund utanför koncernen och samfund inom koncernen behandlas lika.
Publicering av anbudsbegäran
Tillräckligt många anbud ska begäras från den tillgängliga marknaden.
Marknaden nås bäst genom att publicera anbudsförfrågan till exempel i Supplier Portal. Dessutom kan information om en publicerad anbudsbegäran skickas per e-post till lämpliga aktörer.
Ara rekommenderar att samfundet publicerar upphandlingsannonserna med förfrågningsunderlaget i tjänsten för offentlig upphandling HILMA eller i portalen Tarjouspalvelu eller följer något annat upphandlingsförfarande som till sin karaktär är öppet.
Konkurrensutsättningen förnyas vart fjärde år
Konkurrensutsättningen ska upprepas med minst fyra års mellanrum, förutom i lägen då det finns särskilda skäl för en längre avtalsperiod. Det är tillåtet att avvika från kravet på konkurrensutsättning av tvingande skäl. Brådskande arbeten kan lämnas utan konkurrensutsättning. Brådskande arbeten är till exempel akuta arbeten, arbeten för att förhindra följdskada och andra motsvarande arbeten som förorsakas av skäl som inte beror på hyreshusets ägare och som måste utföras omedelbart.
Fastställande av upphandlingens värde
Beräkningen av upphandlingens förväntade värde ska grunda sig på den största totala ersättning som ska betalas utan mervärdesskatt. Bedömningen ska grunda sig på värdet vid annonseringstidpunkten eller vid någon annan tidpunkt då upphandlingsförfarandet inleds. Vid beräkningen av värdet ska man även beakta
eventuella alternativa sätt att genomföra upphandlingen
options- och förlängningsvillkor som ingår i upphandlingsavtalet
arvoden eller avgifter som betalas till kandidater eller anbudsgivare.
Upphandlingen får inte delas upp eller beräknas till ett lägre värde med exceptionella metoder i syfte att undgå tillämpning av detta moment.
I ett tjänsteupphandlingsavtal där totalpriset inte anges och som gäller tills vidare eller över 48 månader används som grund för beräkningen av det uppskattade värdet av upphandlingen månadsvärdet som multiplicerats med 48.
Mer om ämnet
Arbets- och näringsministeriet
Rådgivningsenheten för offentlig upphandling
Lagar (Finlex)
Lag om räntestöd för hyresbostadslån och bostadsrättshuslån (604/2001, den nya räntestödslagen)