Samfundets övriga verksamhet och skyldighet att ha separat redovisning
Serviceverksamhet
Samtliga samfund som äger ara-bostäder ska i regel separera bostädernas ägande till ett eget bolag om samfundet utövar avgiftsbelagd serviceaffärsverksamhet t.ex. i servicehus för äldre och för personer med funktionsnedsättning. Separationen är mycket viktig om den andra verksamheten är vidsträckt.
Om verksamheterna hålls separerade ekonomiskt och bokföringsmässigt är det inte nödvändigt med uppdelning i flera bolag. Samfundet ska då ordna sin kostnadskontroll och bokföring på ett sätt som gör det enkelt att utreda intäkter och utgifter som hör till uthyrningsverksamheten som samfundet bedriver med avseende på ara-bostäder. Efterkalkyler för serviceverksamhet och uthyrningsverksamhet ska separeras på ett sätt som gör att verksamheternas resultat kan konstateras och separeras utan problem.
Affärslokaler
Samma fastighet kan omfatta både hyresbostäder som stöds av Ara och affärslokaler som inte omfattas av stödet. Intäkterna och kostnaderna för hyresbostäder och affärslokaler ska kunna verifieras i bokföringen, till exempel med hjälp av separata kostnadsställen.
I sista hand ansvarar lokalernas ägare för kostnaderna för lokaler som ingår i anskaffningsvärdet för objekt som finansierats med annat än arava- eller räntestödslån.
Kostnaderna för affärslokaler får inte täckas med de boendes hyror
Kostnaderna för affärslokaler som inte omfattas av Aras stöd får inte täckas med de boendes hyresintäkter och kostnaderna för skötseln och finansieringen av dem får inte beaktas i bostädernas hyresbestämning.
Överskottet kan täcka kostnaderna för de lokaler som får stöd
Hyresintäkterna från affärslokaler behöver inte beaktas vid hyresbestämningen för ara-bostäder. Överskottet från uthyrningen av affärslokaler får dock användas för att täcka kostnaderna för Ara-stödda lokaler. Utnyttjande av överskottet dessa kostnader minskar hyror för lokaler som omfattas av stöden.
Bokföring per kostnadsställe
I praktiken definieras i samfundets bokföring ett kostnadsställe eller ett annat redovisningsobjekt (projektnummer, arbetsnummer, kod, e.d.) för varje ara-objekt, övrig hyresverksamhet och annan verksamhet. Kostnadsstället ska användas i resultaträkningen och balansräkningen åtminstone för bokföringen av anläggningstillgångar och lån för att alla kostnader som täcks med hyresintäkter ska kunna specificeras.
Räkenskapsperiodens transaktioner bokförs på kostnadsstället för det objekt och den verksamhet som de hör till enligt orsaksprincipen. När bokföringen genomförs på detta sätt under hela räkenskapsperioden, kan bokföringsrapporterna utnyttjas direkt vid hyresbestämningen för objekten samt vid upprättandet av efterkalkyler.
Insynslagen
Ara-samfundet kan också omfattas av kraven på separat redovisning i insynslagen. I insynslagen förordnas om skyldigheten att ha separat redovisning för sådana samfund som beviljats offentlig finansiering för tjänster som hänför sig till allmänt ekonomiskt intresse (SGEI). Lagen tillämpas endast i sådana samfund som dessutom har andra funktioner, såsom affärsverksamhet. Flera ara-aktörer omfattas inte av lagens tillämpningsområde, eftersom de inte har annan verksamhet eller den andra verksamheten bedrivs i egna bolag.